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アドレスや署名は?既卒の就活における正しいメールマナー

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企業とのメールのやり取りで、正しいメールマナーを身につけていますか?

企業は見ていないようで細かい部分までチェックしているものです。

メールの段階ですでに選考は始まっています。企業にマイナスな印象を与えないよう、正しいメールの送り方を身につけましょう。

以下より、企業とやり取りする時の正しいメールマナーをお教えします。

 

件名「無題」はNG!必ず件名は入れること

 

ビジネスメールにおいては件名を入れてメールを送る事が普通な為、企業にメールを送信する際は必ず件名が必要です。

「無題」のまま送信する人も多いですが、これではいけません。どういった内容なのかすぐに分かるよう、要件を簡潔に件名に書きましょう。

件名に「ありがとうございます。」「よろしくお願いします。」などの挨拶を入れる人もいますが、これではメールの内容が分からない為、こういった記入もしてはいけません。

また、件名の最後部に氏名を記載すると、受信者が件名を見ただけで誰からのメールか判断がつくので「相手のことを考えた、配慮がある人材」という印象が与えられると思います。

「面接日程の件につきまして」・既卒太郎

「説明会に関するご質問」・既卒太郎

「選考についてのご確認」・既卒太郎

 

送られてきたメールに返信する際の件名は変えずに返信

 

企業は多くの人とメールでやり取りをしている為、件名を変更して返信してしまうと何についてのメールか分かりにくくなってしまいます。

企業から件名入りでメールが来た際は、件名は変更せずにそのまま返信しましょう。

企業から来たメールに対して「新規」でメールを作成するのもNGです。

 

本文の書きだしには宛名を正しく記入

 

メール本文での書きだしでは、まずは宛名(会社名)を書きます。

宛名には、送り先の

  • 企業名
  • 部署名
  • 担当者名

を記入します。

この時、株式会社を前後逆や(株)に略すのはNGです。正しい名称で記入してください。

株式会社○○

○○部 ○○科

○○様

>>ケース別メール本文の例を見る

メール本文での挨拶・名乗り方

 

メール本文では、冒頭での挨拶や名乗り方がわからない人が多いようですが、ここはありきたりのもので構いません。

ただし、自己アピールのような名乗り方はしないようにしましょう。企業とのメールでのやり取りはお互いに連絡事項を伝え合う為のものですので、簡潔に自分の名前を名乗り、挨拶もシンプルなもので構いません。
既卒者の場合、学校名を入れる必要もないので個人名を名乗ればそれで良いという事になります。

また、名字だけでは万が一同じ名字の選考者がいた場合、わかりにくいので、フルネームで起債するほうがベターです。

お世話になります。

〇〇 〇〇と申します。

※初回のみ「お世話になります。」を使い、それ以降は「お世話になっております。」を使う

>>ケース別メール本文の例を見る

文末では?

文末には、マナーとして

「どうぞよろしくお願いします。」

と一文入れておけば大丈夫です。

本文は要件を簡潔に分かりやすく伝える

 

メールでのやり取りでは、要件を分かりやすく伝えるという事を意識しましょう。

メールを開いた時に、パっと見て何についての内容なのか相手がすぐに分かるようまとめて書くのがポイントです。

「丁寧な言葉使いで長文」が良いものだと認識している人もいますが、そうすると無駄な内容ばかりが増えてしまいます。

視覚的な見やすさや、伝わりやすさを意識して書きましょう。

質問事項が複数ある場合や、複数の事についてメールする際は箇条書きを用いて書きましょう。

※質問に対して番号を振ったほうが、相手からの回答する際に「1のご質問についてですが~」と回答しやすくなります。これも相手への配慮ですね。

説明会の件で、ご質問させていただきたいことが3つあります。

  1. 質問
  2. 質問
  3. 質問

行間や改行をうまく使っていく事で文書の読みやすさも大きく変わってきます。

 

既卒者のメールの署名

 

在学中の就活の場合は、学校名・学科名・学部名を入れる事が一般的ですが、既卒者の場合は個人名のみで構いません。

署名には、

  • 名前
  • 電話番号
  • Eメールアドレス
  • 連絡先電話番号
  • 住所

を入れておけば大丈夫です。

------------------------------------------

既卒 太郎(きそつ たろう)
○○県××市△△114
××××@○○.com
0×0-××××-××××

------------------------------------------

 

メールアドレスは何を使えば良い?

 

既卒者の場合は、問い合わせにあたり自分のメールアドレスを利用して企業にメールを送る事になります。

メールアドレスは基本的にフリーメールで構いませんが、認知度のあるものを利用するようにしましょう。

なお、キャリア(携帯)メールは、やめておいたほうが良いでしょう。

  • ヤフーメール
  • Gmail
  • Outlook

などのメールを利用すれば問題ありません。

アドレス名は名前にするのがベター

 

メールアドレスは趣味に基づいた名前や自分の好きな言葉を入れる人が多いですが、これを就活用のメールアドレスに利用すると企業によってはマイナスな印象を与えてしまいます。

就活用に別でメールアカウントを持った方が情報の整理もしやすいので、アドレスが名前じゃない人は新しく名前で作る事をおすすめします。フリーメールの場合、名前だけだと他の人と被ってしまい登録できない事がありますが、そうした場合は数字を入れたりすれば大丈夫です。

OKなアドレス名

hataraki-taiyo@aaa.com

taiyo-h@aaa.com

taiyo-h2019@aaa.com

NGなアドレス名

xxxxlove@aaa.com

ramensuki@aaa.com

など

 

【ケース別】企業への問い合わせメール例文集

 

既卒者が企業へ問い合わせるであろう内容で例文をいくつか作成しました。

是非参考にしてください。

ケース① 選考書類を送付する際のメール文面(初めてのメールやりとり)

件名:選考書類の送付につきまして・既卒太郎

 

株式会社KISOTSU

人事部 部長 田中 様

 

お世話になります。既卒太郎と申します。

先ほどは、お電話にて選考の流れについてご説明をいただき、ありがとうございました。

 

つきましては、ぜひ貴社の営業職に応募させていただきたく、

選考書類をお送りいたしますので、ご確認いただければ幸いです。

 

◆添付ファイル:履歴書、職務経歴書

 

お忙しいところ、お手数をおかけしますが、

ご確認のほど、宜しくお願い致します。

 

ケース② 面接日程を調整する際のメール文面(二回目以降のメールやり取り)

 

件名:面接可能日の件につきまして・既卒太郎

 

株式会社KISOTSU

人事部 部長 田中 様

 

お世話になります。既卒太郎です。

この度は書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

 

つきましては、下記にて可能日をお送りいたしますので、

ご都合の良い日程にてご調整いただければ幸いです。

 

【面接可能日】

①〇/〇(水) 13時以降終日

②〇/〇(金) 13時~17時までの間

③〇/〇(月) 終日

※上記日程以外でも、対応可能です。

 

お忙しいところ、お手数をおかけしますが、

どうぞ宜しくお願い致します。

 

ケース③ 面接後のお礼メール文面

 

件名:面接の御礼・既卒太郎

 

株式会社KISOTSU

人事部 部長 田中 様

 

お世話になります。既卒太郎です。

先日はお忙しい中、面接のご機会をいただき、誠にありがとうございました。

詳しくお話をうかがうことができて、貴社への入社意志がさらに高まりました。

 

中でも山本部長からお聞かせいただいた会社設立時のお話について、

非常に興味深く、貴社のルーツに触れることができたようで、大変嬉しく思っております。

もしご採用いただけた際は、貴社のさらなる拡大に貢献できますよう、

精一杯尽力させていただく所存です。

 

取り急ぎ御礼を思い、メールさせていただきました。

本当に、ありがとうございました。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

 

メールで企業とやり取りをする際の留意点まとめ

 

ここまで、メールのやりとりで押さえておくべき基本的なビジネスマナーのルールをお伝えしてきました。

ここまでのことを守っておけば、企業に対して「この人材は最低限のビジネスマナーは備えているな」という印象は与えられると思いますが、

それは、いわば”減点”されなかっただけ”という状態です。

もしかすると、想定しているテンプレ以外のやり取りが発生する可能性もあるかもしれませんが、下記のポイントを留意することで、”加点”されるメールが可能になります。

冒頭にも記載しましたが、選考は、企業とコンタクトした瞬間から始まっています。

たかがメールと手を抜くことなく、担当者の方に良い印象を持ってもらえるように、しっかりと文面を考えましょう。

加点をもらうために留意する具体的ポイント

 

  • 適度にクッション言葉を入れる。※「お手数お掛け致しますが~」「お忙しいところ恐縮ですが~」
  • メールの返信(レスポンス)は迅速に。 ※原則1日以内に返信しましょう。それ以上かかってしまう場合は「取り急ぎいつまでに返信ができるか」を返信しましょう。
  • 面接の日程調整をする場合は、第三候補まで提示する。
  • 長くならないように、簡潔にまとめて要点のみを伝える。 ※目安として、画面スクロールが必要なメールは長い、と判断しましょう。

基本的に、企業の人事や採用担当者は、常に忙しいものです。

それを前提として、わかりやすく、配慮のある文面を心がけることで、相手は効率的に業務ができます。

相手へ配慮を持ったコミュニケーションがとれるという能力は、入社した後、業務をしていく中でも非常に重要な能力ですし、そういう人材を企業は採用したいはずです。

企業側はそれをメール文面でもしっかり評価しているので、そこで加点できれば面接で会った時にはすでにアドバンテージをもった状態で臨むことができるでしょう。

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就職案内人 ”SPC”

人材系企業勤務10年(うち4年は支店長として勤務)の転職・採用市場の専門家。 既卒として就活を経験 詳しいプロフィール情報はコチラ

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