アドレスや署名は？既卒の就活における正しいメールマナー

企業とのメールのやり取りで、正しいメールマナーを身につけていますか？

企業は見ていないようで細かい部分までチェックしているものです。

メールの段階ですでに選考は始まっています。企業にマイナスな印象を与えないよう、正しいメールの送り方を身につけましょう。

以下より、企業とやり取りする時の正しいメールマナーをお教えします。

件名「無題」はNG！必ず件名は入れること

ビジネスメールにおいては件名を入れてメールを送る事が普通な為、企業にメールを送信する際は必ず件名が必要です。

「無題」のまま送信する人も多いですが、これではいけません。どういった内容なのかすぐに分かるよう、要件を簡潔に件名に書きましょう。

件名に「ありがとうございます。」「よろしくお願いします。」などの挨拶を入れる人もいますが、これではメールの内容が分からない為、こういった記入もしてはいけません。

また、件名の最後部に氏名を記載すると、受信者が件名を見ただけで誰からのメールか判断がつくので「相手のことを考えた、配慮がある人材」という印象が与えられると思います。

送られてきたメールに返信する際の件名は変えずに返信

企業は多くの人とメールでやり取りをしている為、件名を変更して返信してしまうと何についてのメールか分かりにくくなってしまいます。

企業から件名入りでメールが来た際は、件名は変更せずにそのまま返信しましょう。

企業から来たメールに対して「新規」でメールを作成するのもNGです。

本文の書きだしには宛名を正しく記入

メール本文での書きだしでは、まずは宛名(会社名)を書きます。

宛名には、送り先の

を記入します。

この時、株式会社を前後逆や(株)に略すのはNGです。正しい名称で記入してください。

＞＞ケース別メール本文の例を見る

メール本文での挨拶・名乗り方

メール本文では、冒頭での挨拶や名乗り方がわからない人が多いようですが、ここはありきたりのもので構いません。

ただし、自己アピールのような名乗り方はしないようにしましょう。企業とのメールでのやり取りはお互いに連絡事項を伝え合う為のものですので、簡潔に自分の名前を名乗り、挨拶もシンプルなもので構いません。
既卒者の場合、学校名を入れる必要もないので個人名を名乗ればそれで良いという事になります。

また、名字だけでは万が一同じ名字の選考者がいた場合、わかりにくいので、フルネームで起債するほうがベターです。

＞＞ケース別メール本文の例を見る

本文は要件を簡潔に分かりやすく伝える

メールでのやり取りでは、要件を分かりやすく伝えるという事を意識しましょう。

メールを開いた時に、パっと見て何についての内容なのか相手がすぐに分かるようまとめて書くのがポイントです。

「丁寧な言葉使いで長文」が良いものだと認識している人もいますが、そうすると無駄な内容ばかりが増えてしまいます。

視覚的な見やすさや、伝わりやすさを意識して書きましょう。

質問事項が複数ある場合や、複数の事についてメールする際は箇条書きを用いて書きましょう。

※質問に対して番号を振ったほうが、相手からの回答する際に「１のご質問についてですが～」と回答しやすくなります。これも相手への配慮ですね。

行間や改行をうまく使っていく事で文書の読みやすさも大きく変わってきます。

既卒者のメールの署名

在学中の就活の場合は、学校名・学科名・学部名を入れる事が一般的ですが、既卒者の場合は個人名のみで構いません。

署名には、

を入れておけば大丈夫です。

メールアドレスは何を使えば良い？

既卒者の場合は、問い合わせにあたり自分のメールアドレスを利用して企業にメールを送る事になります。

メールアドレスは基本的にフリーメールで構いませんが、認知度のあるものを利用するようにしましょう。

なお、キャリア(携帯)メールは、やめておいたほうが良いでしょう。

などのメールを利用すれば問題ありません。

アドレス名は名前にするのがベター

メールアドレスは趣味に基づいた名前や自分の好きな言葉を入れる人が多いですが、これを就活用のメールアドレスに利用すると企業によってはマイナスな印象を与えてしまいます。

就活用に別でメールアカウントを持った方が情報の整理もしやすいので、アドレスが名前じゃない人は新しく名前で作る事をおすすめします。フリーメールの場合、名前だけだと他の人と被ってしまい登録できない事がありますが、そうした場合は数字を入れたりすれば大丈夫です。

【ケース別】企業への問い合わせメール例文集

既卒者が企業へ問い合わせるであろう内容で例文をいくつか作成しました。

是非参考にしてください。

ケース① 選考書類を送付する際のメール文面(初めてのメールやりとり)

ケース② 面接日程を調整する際のメール文面(二回目以降のメールやり取り)

ケース③ 面接後のお礼メール文面

メールで企業とやり取りをする際の留意点まとめ

ここまで、メールのやりとりで押さえておくべき基本的なビジネスマナーのルールをお伝えしてきました。

ここまでのことを守っておけば、企業に対して「この人材は最低限のビジネスマナーは備えているな」という印象は与えられると思いますが、

それは、いわば”減点”されなかっただけ”という状態です。

もしかすると、想定しているテンプレ以外のやり取りが発生する可能性もあるかもしれませんが、下記のポイントを留意することで、”加点”されるメールが可能になります。

冒頭にも記載しましたが、選考は、企業とコンタクトした瞬間から始まっています。

たかがメールと手を抜くことなく、担当者の方に良い印象を持ってもらえるように、しっかりと文面を考えましょう。

加点をもらうために留意する具体的ポイント

基本的に、企業の人事や採用担当者は、常に忙しいものです。

それを前提として、わかりやすく、配慮のある文面を心がけることで、相手は効率的に業務ができます。

相手へ配慮を持ったコミュニケーションがとれるという能力は、入社した後、業務をしていく中でも非常に重要な能力ですし、そういう人材を企業は採用したいはずです。

企業側はそれをメール文面でもしっかり評価しているので、そこで加点できれば面接で会った時にはすでにアドバンテージをもった状態で臨むことができるでしょう。